Team building krok po kroku

Poradnik logistyczny organizatora szkolenia team building. Narzędzie dla menedżerów szkolen i trenerów. Imiona – fikcyjne, pokazuj�… jedynie podział zadań w zespole organizacyjnym.


 


ZARAZ PO DECYZJI KLIENTA




  1. jeśli jest TAK ze strony klienta, jedziemy dalej. Tu należy ustalić z klientem, że wpłaca zaliczkę do hotelu (jeśli hotel tego wymaga) zwykle jest to ok. 30%. Chyba że wpłaci tą zaliczke nam a my potem do hotelu, należy wówczas skontaktowac się z Zosią Waclawska i uprzedzić klienta, że taka procedura trwa dość długo i wówczas narażamy się, że ktoś kto wcześniej wpłaci zaliczkę sprzątnie nam go sprzed nosa. Jeśli NIE, odwołujemy hotele – koniecznie powiadomic dział outdoor Wojtek Adam Ula




  2. wpisanie trenerów i nazwy klienta w harmonogram, poinformowanie trenerów




  3. uzgodnienie z klientem, kto podpisuje umowe z hotelem. Jeśli oni – przekazujemy hotel klientowi i informujemy o tym hotel (klient ustala z hotelem menu przerwy kawowe dodatkowe atrakcje itp..najlepiej dla nas gdy klient podpisuje umowe z hotelem bezpośrednio więc klient wpłaca zaleczkę hotelowi Jeśli my – potwierdzamy rezerwacje. Jeśli hotel chce zaliczke –musimy ją dostać od klienta, czyli podpisać umowę – dalej patrz pkt.12




  4. uzgodnienie z klientem ew. podwykonawców, np. quady, sprawdzenie cen podwykonawców. ( tu warto zapytać w hotelu, czy mogą zapewnić takie atrakcje (konsultacja Ula lub Rafal)Rezerwacja podwykonawców i umowa z nimi.




  5. Umowa z klientem: ilu trenerów, data, temat szkolenia, czy z VAT czy bez VAT, jeśli 0% VAT to załącznikiem do umowy BĘDĄ TYLKO CELE SZKOLENIA bez scenariusza należy poinformować o tym klienta , jeśli ma być 22% VAT to integracja i dowolny program szkolenia. Uwaga jeśli kasa idzie z funduszu socjalnego to zawsze musi być 22%Vat ew zaliczka na hotel lub podwykonawców, ew. podwykonawcy. Przed podpisaniem umowy jeśli jest w niej cos innego niż standard (którym dysponuje Ewa) – skonsultować się z Rafałem lub Janem. Jeśli klient życzy sobie refakturyzacji to i tak musi liczyc się z tym, ze będą dwie pozycje na fakturze. W takim przypadku można doliczyc ok. 1000 zł za organizację.




  6. po otrzymaniu zaliczek przypomniec Zosi by przeslala je do podwykonawców/hotelu




  7. jeśli outdoor w lesie – uzyskać zgodę nadleśnictwa na organizacje podchodów (jest na to wzór w biurze)




 


NA 3 TYGODNIE PRZED




  1. wysłac klientowi „poradnik dla pracodawcy” lub jego fragmenty




  2. przypomniec klientowi o liście osób do ubezpieczenia, przekazac liste Ewie z informacja: na które dni ich ubezpieczyć (lista musi być do nas wysłana na 4 dni przed szkoleniem ale często po stronie klienta jej przygotowanie trwa 2 tygodnie)




  3. przesłać hotelowi plik „wymagania wobec hotelu” (uzgodnić czy np. można przenosić ławki – uwaga upewnić się, że nie chcą za takie pierdoły kasy jeśli np. 100-200 zł nie ma o co walczyć




  4. przypomniec klientowi, ile osób od nas nocuje już dzień wcześniej – chyba że hotel jest po naszej stronie Jeśli klient nie chce nam zapłacic za nocleg zorientowac się czy w pobliżu jest niedrogi hotel dla nas




  5. sprawdzić czy jakis kluczowy sprzęt outdoor nie jedzie tego dnia gdzieś indziej (np. kolumienka). Jeśli tak – uzgodnić z Rafałem lub Ulą dokupienie




  6. uzgodnic z klientem podział podgrup, nagrodę, agendę godzinową




  7. skonsultowac z Ulą lub Rafalem czy wszystko jest OK. Przeczytać fragment PRZEBIEG PROJEKTU OUTDOOR – NAJWAŻNIEJSZE PUNKTYw pliku „zasady dotyczące gier i outdoor”. Sprawdzić czy wszystko z tej listy jest zrobione.




 


TYDZIEN PRZED




  1. przygotować regulamin outdooru – jeśli zajęcia niebezpieczne lub jeśli klient rezerwuje hotel – to niech klient to wyśle




  2. wydrukowac ew. materiały, certyfikaty, ćwiczenia (w przypadku zajęć niebezpiecznych np. liny na jednej stronie drukujemy harmonogram zajęć a na drugiej regulamin wyrzucając z niego punkty, które nie dotyczą tego scenariusza, harmonogram wraz z regulaminem wręczamy uczestnikom na początku szkolenia)




  3. obmyślić scenariusz na deszcz




  4. sprawdzić w garażu czy jest wszelki potrzebny sprzęt




  5. przesłać trenerom mejlem wszystkie informacje, których dowiedziałeś się podczas analizy potrzeb. Napisać im gdzie jest szkolenie i które gry prowadzą. Opisać im hasłowo plan na deszcz.




  6. zaplanować dojazd sprzętu – kto go zawiezie i czym




  7. zrobić zakupy bieżące: pomidory, nagroda itp.




  8. skonsultować z Ulą lub Rafalem czy wszystko jest OK. Przeczytać fragment PRZEBIEG PROJEKTU OUTDOOR – NAJWAŻNIEJSZE PUNKTYw pliku „zasady dotyczące gier i outdoor”. Sprawdzić czy wszystko z tej listy jest zrobione.




 


1-2 DNI PRZED




  1. Odebrać materiały drukowane od Ewy lub wydrukować samemu




  2. spakować wszelki potrzebny sprzęt + ew. rzeczy na zapas




  3. raz jeszcze skontrolować czy wszystko jest spakowane.



03.06.2016. 13:37